home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 12 / 9 / DISK1298.ZIP / CHAP07.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-10-24  |  50KB  |  1,885 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.       CHAPTER 7  -  FILE COMMANDS
  9.  
  10.       FILES COMMAND MENU
  11.  
  12.  
  13.         _____________________________________________________________________
  14.         Edit  Search  Print >Files< Utilities  Quit
  15.         Open  Close  Records  List  Dir  Maintenance  Fields  Status
  16.         _____________________________________________________________________
  17.  
  18.  
  19.       The Files Command Menu is entered from the Main Command
  20.       Menu by pressing [F].  The Files Command Menu will appear:
  21.  
  22.         _____________________________________________________________________
  23.         >Open< Close  Records  List  Dir  Maintenance  Fields  Status 
  24.         Open file
  25.         _____________________________________________________________________
  26.  
  27.  
  28.       The Open Command lets you open a 3by5 file or any ASCII,
  29.       WordStar or WordPerfect file.  Only 3by5 files may be edited
  30.       from the 3by5 program.  However, ASCII, WordStar and
  31.       WordPerfect files may be imported, into a 3by5 file. 
  32.       Alternatively, 3by5 records may be exported to ASCII, WordStar
  33.       and WordPerfect files.
  34.  
  35.       The Close Command is used to close an open file.
  36.  
  37.       The Records Command is used to copy and move records from
  38.       one file to another.  It is also used to erase records within a
  39.       file.  The source and destination files may be 3by5, ASCII,
  40.       WordStar or WordPerfect files.  If the source file is a 3by5
  41.       file, you may sort the records before transferring them to
  42.       another file.
  43.  
  44.       The Records Command can also be used to sort and copy/print
  45.       records marked during a search.
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.                                                        105
  52.  
  53.  
  54.       3by5 Chapter 7
  55.  
  56.       The List Command allows you to determine what files are on a
  57.       disk.  You may use the List Command to open a file, rename
  58.       it, or erase it from the disk.  The List Command can also be
  59.       used to navigate through directories.
  60.  
  61.       The Dir Command is used to change the current directory
  62.       (and/or disk drive), make or remove directories, and list
  63.       subdirectories.
  64.  
  65.       The Maintenance Command is used to index a 3by5 file that
  66.       has a damaged or deleted index file, or pack a 3by5 file that
  67.       has deleted records or wasted space.
  68.  
  69.       The Fields Command is used to indicate which fields in a
  70.       record will be copied to another record in a different file or
  71.       redefine the fields in a file.
  72.  
  73.       The Status Command is used to display additional information
  74.       about currently open files (e.g file size, index density.
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.        106
  99.  
  100.  
  101.                                            FILE COMMANDS
  102.  
  103.       Open files are assigned a number from 1 to 5:  
  104.  
  105.         _____________________________________________________________________
  106.         3by5 Files
  107.              Open Files
  108.         1 
  109.         2
  110.         3
  111.         4
  112.         5
  113.           
  114.         Dir: A:\ 
  115.           
  116.           
  117.           
  118.           
  119.           
  120.         >Open<  Close  Records  List  Dir  Maintenance  Fields  Status
  121.         Open file
  122.         _____________________________________________________________________
  123.  
  124.  
  125.       File numbers are used to refer to the open files and help
  126.       you avoid typing the name of the file each time you want
  127.       to issue a command.
  128.  
  129.       After a file is opened, the file drive, directory path, file
  130.       name and extension will be displayed.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.                                                        107
  146.  
  147.  
  148.       3by5 Chapter 7
  149.  
  150.       3by5 FILE TYPES
  151.  
  152.       3by5 stores your text in files on hard disk or diskette. 
  153.       3by5 files come in pairs:  a SOURCE FILE that contains
  154.       text and structured data, and a companion INDEX FILE. 
  155.       The various types of files are designated by the file
  156.       extension:
  157.  
  158.  
  159.       File Type                 Source         Index
  160.                                 Extension      Extension
  161.  
  162.       Standard 3by5             3X5            MAP
  163.  
  164.       Letter                    LET            IET
  165.  
  166.       Document                  DOC            IOC
  167.  
  168.       Macro                     MAC            IAC
  169.  
  170.       Print Form                PFM            IFM
  171.  
  172.       Reference                 REF            IEF
  173.  
  174.       Reference Style           RFS            IFS
  175.  
  176.       3by5 Program              PRG            IRG
  177.  
  178.       ASCII text                TXT            (no index)
  179.  
  180.       Print                     PRN            (no index)
  181.  
  182.       Microsoft Word            MW             (no index)
  183.  
  184.       Wordstar                  WS             (no index)
  185.  
  186.       WordPerfect               WP             (no index)
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.        108
  193.  
  194.  
  195.                                            FILE COMMANDS
  196.  
  197.       FILES-OPEN Command
  198.  
  199.         _____________________________________________________________________
  200.         >Open< Close  Records  List  Dir  Maintenance  Fields  Status
  201.         Open file
  202.         _____________________________________________________________________
  203.  
  204.  
  205.       You may open up to five 3by5 or other files at one time. 
  206.       When a 3by5 file is opened, its companion index file is also
  207.       opened.  The index file is not included as one of the five files
  208.       that may be opened.
  209.  
  210.       Press [O] to open a file, and the program will prompt you to
  211.       enter the name of the file to open.
  212.  
  213.       Type in the name of the file that you want to open.  If the
  214.       file is on a disk drive that is not the default DOS drive,
  215.       include the disk drive using standard DOS file specification
  216.       (e.g. B:FILE1).  If the file is in a directory other than the
  217.       default directory, include the directory path.  For example:
  218.  
  219.          C:\LEVEL1\LEVEL2\FILENAME
  220.  
  221.       If you enter a file name without an extension, the program will
  222.       assume that the file is a 3by5 file and append the extension
  223.       "3X5".  
  224.  
  225.       If the file is NOT a 3by5 file and does not have an extension,
  226.       place a "." (period) after the file name to indicate that the file
  227.       has no extension and is not a 3by5 file.
  228.  
  229.       For example, "FILE1" will open the file FILE1.3X5, while
  230.       "FILE1." will open the file FILE1.  "FILE1.WS" will open the
  231.       file FILE1.WS.
  232.  
  233.       If the file is found, it will be opened.  If the file is not a
  234.       standard 3by5 file, the program will ask you for the file type
  235.       (ASCII, WordStar or Word Perfect). 
  236.  
  237.       The List Command may also be used to open files.
  238.  
  239.                                                        109
  240.  
  241.  
  242.       3by5 Chapter 7
  243.  
  244.       BUILDING A 3by5 FILE
  245.  
  246.       If you attempt to open a file that does not exist, you will be
  247.       asked whether you want to build the file:
  248.  
  249.  
  250.         _____________________________________________________________________
  251.         Unable to open file.  Do you want to build the file? (Y/N). Y
  252.         _____________________________________________________________________
  253.  
  254.  
  255.       Press [Y] to build the file.
  256.  
  257.       If one or more files are open, the program will prompt
  258.       you:
  259.  
  260.         _____________________________________________________________________
  261.         File:  filename
  262.         Build like file (0-5):         0 = new file
  263.         _____________________________________________________________________
  264.  
  265.  
  266.       This prompt allows you to build a file similar to one that
  267.       is already open.  The file parameters (e.g. file type, record
  268.       length, number and name of fields) of an open file may be
  269.       used to build the new file.  You may modify any of the
  270.       parameters. 
  271.  
  272.       If you want to use an open file as a model for building a
  273.       new file, type the number of the file.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.        110
  287.  
  288.  
  289.                                            FILE COMMANDS
  290.  
  291.       If not, press [N], and the program will display the file
  292.       types and ask you to specify a type:
  293.  
  294.         _____________________________________________________________________
  295.  
  296.  
  297.         File Types:
  298.  
  299.         A  3by5
  300.         B  Letter  
  301.         C  Document
  302.         D  Reference
  303.         E  Reference Style
  304.         F  Print Form
  305.         G  Macro
  306.         H  Program
  307.         I  Mark
  308.         J  ASCII, WordStar, WordPerfect
  309.  
  310.  
  311.  
  312.         Select file type: A
  313.         _____________________________________________________________________
  314.  
  315.                        
  316.       If the file is a non-3by5 file, see page 123.
  317.  
  318.       If the file is a Letter, Document, Print Form or Program
  319.       File, see page 116.
  320.  
  321.       If you select a Standard 3by5, Reference, Reference Style,
  322.       or Macro file, the program will ask you to define the
  323.       fields.  The following screen will be displayed:
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.                                                        111
  334.  
  335.  
  336.       3by5 Chapter 7
  337.  
  338.  
  339.         _____________________________________________________________________
  340.         3by5 Files
  341.              Open Files
  342.         1 
  343.         2
  344.         3
  345.         4
  346.         5
  347.            FILENAME
  348.            Name      Type    Format/Mask     Name      Type    Format/Mask
  349.         A                                 N
  350.         B                                 O
  351.         C                                 P
  352.         D                                 Q
  353.         E                                 R
  354.         F                                 S
  355.         G                                 T
  356.         H                                 U
  357.         I                                 V
  358.         J                                 W
  359.         J                                 X
  360.         L                                 Y
  361.         M                                 Z
  362.  
  363.         Field Name:
  364.         <Esc> Cancel  <F10> Save  <F3> Delete Field  <F4> Insert Field
  365.         _____________________________________________________________________
  366.  
  367.  
  368.       A field name may be from 0 to 8 characters long.  Type
  369.       the name of the field, and press <Enter>.  The program
  370.       will prompt for the field type:
  371.  
  372.         _____________________________________________________________________
  373.         >Free< Line  Number  Date  Time  Mask  Person
  374.         Free-form text
  375.         _____________________________________________________________________
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.        112
  381.  
  382.  
  383.                                            FILE COMMANDS
  384.  
  385.       The field types are:
  386.  
  387.       FREE-TEXT: You can type any text in this field.  Multiple
  388.       lines of text may be entered.
  389.  
  390.  
  391.       LINE:  You may type only one line of text in this field. 
  392.       The program will prompt for the maximum number of
  393.       characters in the field.
  394.  
  395.       NUMBER:  This field is used to enter only numeric data or
  396.       blank spaces.  If you select this field type, the program
  397.       will ask for the field length (up to 24 characters).  After
  398.       you specify the field length, the program will ask for the
  399.       number of spaces to the right of the decimal place.  Enter
  400.       0 (zero) if the number is an integer.
  401.  
  402.       DATE:  This field is used to enter dates in a fixed format. 
  403.       If you select this field type, the program will ask for the
  404.       date mask.  The date mask is entered using dd, mm, mmm,
  405.       yy, and yyyy characters.  For example:
  406.                  mm/dd/yy            01/12/52
  407.                  mm/dd/yyyy          01/12/1952
  408.                  mm-dd-yy            01-12-52
  409.                  dd.mm.yyyy          12.01.1952
  410.                  mmm-dd-yyyy         Jan-12-1952
  411.  
  412.       The date field may be up to 15 characters long.
  413.  
  414.  
  415.       TIME:  This field is used to enter time in a fixed format. 
  416.       If you select this field type, the program will ask for the
  417.       time mask.  The time mask is entered using hh, mm, and ss
  418.       characters.  For example:
  419.                  hh:mm               15:30
  420.                  hh:mm:ss            01:20:33
  421.  
  422.       The time field may be up to 15 characters long.
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.                                                        113
  428.  
  429.  
  430.       3by5 Chapter 7
  431.  
  432.       MASK:  This field type is used to enter numeric and
  433.       alphanumeric data in a fixed format.  The # character
  434.       specifies that a number (0 to 9) may be entered.  The ?
  435.       character specifies that any alphanumeric character may be
  436.       entered.  The ! character specifies that any alphabetic
  437.       character will be converted to upper case (other characters
  438.       are not converted).
  439.  
  440.  
  441.       For example:
  442.                  ###-###-####        123-345-4567
  443.                  IBM CODE: ??;###    IBM CODE: AD;3423
  444.                  !#! #!#             N9B 3P4
  445.  
  446.       The mask field may be up to 15 characters long.
  447.  
  448.  
  449.       PERSON:  This field is used to enter a person's name.  The
  450.       name is entered in the format:  
  451.  
  452.           Last_name, First_name, Middle_name.
  453.           Last_name, First_name, Middle_initial.
  454.           Last_name, First_initial, Middle_name.
  455.           Last_name, First_initial, Middle_initial.
  456.  
  457.       This format allows you to sort on this field by last name,
  458.       then first name.  When the field is printed, you may
  459.       specify the format in which the name is to be printed. 
  460.       For example:
  461.  
  462.           Shell, John M.
  463.           Shell, J.M.
  464.           John M. Shell
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.        114
  475.  
  476.  
  477.                                            FILE COMMANDS
  478.  
  479.       Multiple Fields
  480.  
  481.       After you define a field, the program will move you to the
  482.       next field.  Use the Up and Down Arrow keys to move to
  483.       any previously defined field to modify it.
  484.  
  485.       After you are finished defining fields, press <F10>.
  486.  
  487.  
  488.       You do not have to define any fields in a file.  A file
  489.       without fields can be used to store text notes, print forms
  490.       or memos.
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.                                                        115
  522.  
  523.  
  524.       3by5 Chapter 7
  525.  
  526.       Record Size
  527.  
  528.       The next step in building a file is defining the record size. 
  529.       The following menu will be displayed:
  530.  
  531.         _____________________________________________________________________
  532.         2x4 >3x5< 4x6  5x7  Page  VLR  Other
  533.         512 bytes
  534.         _____________________________________________________________________
  535.  
  536.  
  537.       With this menu you define the size of each record in the
  538.       file.  This is an important number.  Once you specify it
  539.       for a file, it cannot be changed.
  540.  
  541.  
  542.       The following standard, fixed length record sizes are
  543.       available:
  544.  
  545.           2x4          256  bytes
  546.           3x5          512  bytes
  547.           4x6         1024  bytes
  548.           5x7         2048  bytes
  549.           Page        4800  bytes
  550.  
  551.  
  552.       The default record size is 512 bytes.  This number of
  553.       characters is sufficient for most references and addresses.
  554.  
  555.       The standard variable length record size is 256 bytes
  556.       (minimum record length with a maximum length of 4800
  557.       bytes).  See page 143 for more information on variable
  558.       length records.
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.        116
  569.  
  570.  
  571.                                            FILE COMMANDS
  572.  
  573.       Other (User defined record lengths and index densities)
  574.  
  575.       If you select Other, the program will ask whether the
  576.       records are fixed length or variable length.  Select one or
  577.       the other.  If you select fixed length, the program will ask
  578.       for the record size (all records will be the same size).  If
  579.       you select variable length records, the program will ask for
  580.       the minimum record length (all records will be at least as
  581.       long as the minimum record length - see page 143 for more
  582.       information).
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.                                                        117
  616.  
  617.  
  618.       3by5 Chapter 7
  619.  
  620.       Index Density
  621.  
  622.       Next, the program will prompt you for the Index Density. 
  623.       This is a number between 1 and 5 and determines the size
  624.       of the index for each record.  Larger records should have
  625.       higher index densities.  The relationship between Index
  626.       Density and index record size is:
  627.         
  628.                  Index               Index Size per
  629.                  Density             Record (bytes)
  630.  
  631.                     1                     32
  632.                     2                     64
  633.                     3                    128
  634.                     4                    256
  635.                     5                    512
  636.  
  637.       You may change the index density of a file by re-indexing
  638.       it.  The program will ask for the new Index Density.  The
  639.       most efficient Index Density for a file is dependent upon
  640.       many factors.  You can experiment with the Index Density
  641.       for a particular file to find which value gives you the
  642.       fastest searches.
  643.  
  644.       The program will then build the 3by5 source file and its
  645.       companion index file.
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.        118
  663.  
  664.  
  665.                                            FILE COMMANDS
  666.  
  667.       OPENING A NON-3by5 FILE
  668.  
  669.       You may open and search (but not edit) a standard ASCII
  670.       text file or a WordStar or WordPerfect file.  If the
  671.       program opens the file and finds that it is not a standard
  672.       3by5 file, it will ask you for the file type:
  673.  
  674.         _____________________________________________________________________
  675.         FILE TYPE:  1.ASCII  2.WordStar  3.WordPerfect
  676.         _____________________________________________________________________
  677.  
  678.       Press [1], [2] or [3] to indicate the file type.
  679.  
  680.       If the file is not a dBASE file, the program will then ask
  681.       whether the file is a numbered reference file.  If you type
  682.       [N] the following questions will be asked:
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.                                                        119
  710.  
  711.  
  712.       3by5 Chapter 7
  713.  
  714.       The program will first ask you for record delimiter (i.e. the
  715.       character or pair of characters that defines the end of a
  716.       record):
  717.         _____________________________________________________________________
  718.         RECORD DELIMITER: 1.<CR><CR>  2.<CR>  3.Form Feed  4.Other
  719.         _____________________________________________________________________
  720.  
  721.  
  722.       [1] Specifies that each record is separated by two carriage
  723.           returns (one blank line). Each record is equivalent to a
  724.           paragraph of text.
  725.  
  726.       [2] Specifies that each record is separated by one carriage
  727.           return.  Each record is equivalent to a line of text.
  728.  
  729.       [3] Specifies that the each record is delimited by a Form
  730.           Feed.  Each record is equivalent to a page of text. 
  731.  
  732.       [4] Specifies that a special character is used to delimit
  733.           records.  For example:
  734.  
  735.  
  736.           Name:  John Jones
  737.           DOB:        09/23/45
  738.           @
  739.           Name:  John Smith
  740.           DOB:        01/12/52
  741.           @
  742.  
  743.           The character "@" had been defined as the Record
  744.           Delimiter,  each line from the name line to the line
  745.           with "@" will be considered a block of text (record). 
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.        120
  757.  
  758.  
  759.                                            FILE COMMANDS
  760.  
  761.       After the record delimiter is specified, the program will
  762.       then ask:
  763.  
  764.         _____________________________________________________________________
  765.         FIELD DELIMITER: 0.None  1.<CR>  2.PRN  3.MailMerge  4.Other
  766.         _____________________________________________________________________
  767.  
  768.  
  769.       [0] Indicates that there are no fields in the record.
  770.  
  771.       [1] Indicates that each field is separated by a carriage
  772.           return.
  773.  
  774.       [2] Indicates that the file is a 1-2-3 PRN file in which
  775.           fields are separated by commas and text field are
  776.           enclosed in quotation marks.  This type of record may
  777.           be generated in Basic by using the Write command.
  778.  
  779.       [3] Indicates that each field is enclosed in quotation marks
  780.           and separated by a comma.
  781.  
  782.       [4] Indicates another character is used to separate fields. 
  783.           If you select this option, the program will prompt you
  784.           for the character to be used to separate fields.
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.                                                        121
  804.  
  805.  
  806.       3by5 Chapter 7
  807.  
  808.       Numbered Reference Files 
  809.  
  810.       If you specify that the file is a Numbered Reference File,
  811.       the program will ask you whether there are less than 100
  812.       references in the file.  The answer to this question is used
  813.       to determine spacing of reference numbers when references
  814.       are written to the file.
  815.  
  816.       Next the program will ask whether there is a blank line
  817.       between references.  Type [Y] or [N] depending on the file.
  818.  
  819.       Then the program will ask for the starting reference
  820.       number.  This question allows you to start with a reference
  821.       number other than one when appending references to an
  822.       already existing file.  Type the starting reference number
  823.       and press <Enter>.
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.        122
  851.  
  852.  
  853.                                            FILE COMMANDS
  854.  
  855.       BUILDING A NON-3by5 FILE
  856.  
  857.  
  858.       If you attempt to open a file that does not exist, you will
  859.       be asked whether you want to build the file:
  860.  
  861.         _____________________________________________________________________
  862.         Unable to open file.  Do you want to build the file? (Y/N)
  863.         _____________________________________________________________________
  864.  
  865.  
  866.       Press [Y] to build the file, [N] to jump back to the Files
  867.       Command Menu. 
  868.  
  869.  
  870.       If you pressed [Y], and any files are open, the program
  871.       will ask you:
  872.  
  873.         _____________________________________________________________________
  874.         File:  filename
  875.         Build like file (0-5):       0 = new file
  876.         _____________________________________________________________________
  877.  
  878.  
  879.       If one of the files is a non-3by5 file, type the number of
  880.       the file, and 3by5 will create the file on disk.  Then you
  881.       will be asked for the file type and record delimiter.
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.                                                        123
  898.  
  899.  
  900.       3by5 Chapter 7
  901.  
  902.       If no files are open, the program will ask you for the file
  903.       type:
  904.  
  905.  
  906.         _____________________________________________________________________
  907.  
  908.  
  909.         File Types:
  910.  
  911.         A  3by5
  912.         B  Letter  
  913.         C  Document
  914.         D  Reference
  915.         E  Reference Style
  916.         F  Print Form
  917.         G  Macro
  918.         H  Program
  919.         I  Mark
  920.         J  ASCII, WordStar, WordPerfect
  921.  
  922.  
  923.  
  924.         Select file type: A
  925.         _____________________________________________________________________
  926.  
  927.  
  928.  
  929.       Press [J] to select a non-3by5 file.  The file will be
  930.       opened, and the program will then ask you for the file
  931.       type:
  932.          
  933.         _____________________________________________________________________
  934.         FILE TYPE:  1.ASCII  2.WordStar  3.WordPerfect  
  935.         _____________________________________________________________________
  936.  
  937.       Press [1], [2], or [3] to indicate the file type.
  938.  
  939.       The program will then ask you for record delimiter and the
  940.       field delimiter.  See the section on opening a non-3by5 file
  941.       for information on record and field delimiters.
  942.  
  943.  
  944.        124
  945.  
  946.  
  947.                                            FILE COMMANDS
  948.  
  949.       FILES-CLOSE Command
  950.  
  951.         _____________________________________________________________________
  952.         Open >Close< Records  List  Dir  Maintenance  Fields  Status
  953.         Close file
  954.         _____________________________________________________________________
  955.  
  956.  
  957.       Whenever you exit from 3by5 by using the Exit Command,
  958.       all open files are automatically closed.
  959.  
  960.       If you are going to remove a diskette from its drive while
  961.       running 3by5, make certain that any files on that diskette
  962.       are closed before removing the diskette.  This prevents
  963.       DOS from writing incorrect information to the new
  964.       diskette.
  965.  
  966.       To close a file, press [C] in response to the Files Command
  967.       Menu.  The program will ask you for the number of the
  968.       file to close.  Type the number of the file that you want
  969.       to close.
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.                                                        125
  992.  
  993.  
  994.       3by5 Chapter 7
  995.  
  996.       FILES-RECORDS Command
  997.  
  998.         _____________________________________________________________________
  999.         Open  Close >Records< List  Dir  Maintenance  Fields  Status
  1000.         Copy, Move or Erase records (sort option)
  1001.         _____________________________________________________________________
  1002.  
  1003.  
  1004.       The Records Command is used to copy or move records
  1005.       from a source file to a destination file or from one
  1006.       location in a file to another.  The Copy Command makes a
  1007.       copy of the source record and does not affect the source
  1008.       record.  The Move Command makes a copy and then erases
  1009.       the source record.
  1010.  
  1011.       Records that are Copied or Moved from a 3by5 file may be
  1012.       sorted prior to being placed in the destination file.
  1013.  
  1014.       The Records Command is also used to erase groups of
  1015.       records.  When a record is erased, the contents of the
  1016.       record are over-written with blank spaces (ASCII 32).
  1017.  
  1018.  
  1019.       Records marked during a search may be copied to a
  1020.       destination file.  The marked records are treated as file 0.
  1021.  
  1022.       Press [R] for the Records Command.  The following prompt
  1023.       will appear at the bottom of the screen:
  1024.  
  1025.         _____________________________________________________________________
  1026.         >Copy< Move Erase
  1027.         Copy a group of records (source records are not changed)
  1028.         _____________________________________________________________________
  1029.  
  1030.  
  1031.       Press [C] to copy a group of records from one file to
  1032.       another.  There are three possible ways to copy records. 
  1033.       From a 3by5 file to another 3by5 file, from a non-3by5 file
  1034.       to a 3by5 file and from a 3by5 file to a non-3by5 file. 
  1035.       Each will be considered separately. 
  1036.  
  1037.  
  1038.        126
  1039.  
  1040.  
  1041.                                            FILE COMMANDS
  1042.  
  1043.       Copying from one 3by5 file to another 3by5 file
  1044.  
  1045.  
  1046.       Press [C] to copy records.  The program will ask for the
  1047.       source file.  Enter the number of the source file.  The
  1048.       program will then prompt you for the destination file. 
  1049.       Enter the number of the destination file.  (The source file
  1050.       and destination file can be the same file.)
  1051.  
  1052.       Next the program will ask for the source range.  Type the
  1053.       starting record number and press <Enter>.  Then type the
  1054.       ending record number and press <Enter>.
  1055.  
  1056.       The program will then ask for the destination starting
  1057.       record.  Type the starting record and press <Enter>.
  1058.  
  1059.       If you are copying more than one record, the program will
  1060.       ask if you want to sort the records.  Press [Y] to sort the
  1061.       records.  If you sort the records and the source file has
  1062.       one or more fields, the program will display all fields in
  1063.       the file and ask you to select a primary sort field.  Select
  1064.       the field by pressing the corresponding field letter.  If the
  1065.       file has two or more fields, the program will ask for the
  1066.       secondary sort field.  Press <Enter> if there is no
  1067.       secondary sort field.  Otherwise select the secondary sort
  1068.       field.  The program will then sort the records and copy
  1069.       them to the destination file.  
  1070.  
  1071.       As the records are being copied, the program will display
  1072.       the number of the source record being copied and the
  1073.       number of the corresponding destination record.  
  1074.  
  1075.       At the bottom of the screen the program will prompt you
  1076.       to press <Esc> to stop the copying process.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.                                                        127
  1086.  
  1087.  
  1088.       3by5 Chapter 7
  1089.  
  1090.       Copying Records from a Non-3by5 file to a 3by5 file
  1091.  
  1092.       If the source file is a non-3by5 file, the program will
  1093.       transfer all records into the 3by5 destination file.  The
  1094.       records will be appended to the end of the 3by5
  1095.       destination file.
  1096.  
  1097.  
  1098.       Copying Records from a 3by5 file to a non-3by5 file.  
  1099.  
  1100.       If the destination file is not a 3by5 file, the program will
  1101.       append the records to the end of the file.  The program
  1102.       will prompt you for the range of records to be copied from
  1103.       the 3by5 file.  As with a 3by5 to 3by5 copy, you may sort
  1104.       the records.
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.        128
  1133.  
  1134.  
  1135.                                            FILE COMMANDS
  1136.  
  1137.       MOVING RECORDS
  1138.  
  1139.       You may move records from a 3by5 source file to either a
  1140.       3by5 destination file or a non-3by5 destination file.  When
  1141.       a record is moved, it is copied to the destination file, and
  1142.       the original contents in the source file are erased.  The
  1143.       record is not deleted from the file and you may add text
  1144.       to it at a later date.
  1145.  
  1146.       The instructions for moving records are the same as for
  1147.       copying records.
  1148.  
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.                                                        129
  1180.  
  1181.  
  1182.       3by5 Chapter 7
  1183.  
  1184.       ERASING RECORDS
  1185.  
  1186.       You may erase any group of records in a 3by5 file.  The
  1187.       program will prompt you for the starting number and the
  1188.       ending number.  It will then erase the contents of each
  1189.       record.  The index will be updated.  A record that is
  1190.       erased, remains in the file and new information may later
  1191.       be added.  During a Copy, Move or Pack Command, records
  1192.       that have been erased are not copied to the destination
  1193.       file. 
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.  
  1206.  
  1207.  
  1208.  
  1209.  
  1210.  
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.        130
  1227.  
  1228.  
  1229.                                            FILE COMMANDS
  1230.  
  1231.       FILES-LIST Command
  1232.  
  1233.         _____________________________________________________________________
  1234.         Open  Close  Records >List< Dir  Maintenance  Fields  Status
  1235.         List of files in directory
  1236.         _____________________________________________________________________
  1237.  
  1238.  
  1239.       In response to the Files Command Menu press [L] to obtain
  1240.       a listing of files in any directory.  The program will
  1241.       prompt you:
  1242.  
  1243.         _____________________________________________________________________
  1244.         List:
  1245.         Type pattern for file.  Press <Enter> for file list
  1246.         _____________________________________________________________________
  1247.  
  1248.  
  1249.       The program will inform you that you may press <F10> for
  1250.       an extended list of the files (includes the file size and
  1251.       date and time of creation or last update).
  1252.  
  1253.  
  1254.       Type [*.3X5] <Enter> to list all 3by5 files with the
  1255.       extension "3X5" in the current directory.  
  1256.  
  1257.       Type [*.*]  <Enter> to list all files in the current
  1258.       directory.   
  1259.  
  1260.       Type [*] <Enter> to list all 3by5 source files in the current
  1261.       directory (files with extensions 3X5, LET, DOC, MAC, PFM,
  1262.       REF, RFS and PRG).  
  1263.  
  1264.       The drive and directory path may also be specified (e.g.
  1265.       A:\LEVEL1\LEVEL2\*.*].
  1266.  
  1267.       After you press <Enter>, the current drive or directory will
  1268.       be displayed and the files in the current directory will be
  1269.       listed:  
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.                                                        131
  1274.  
  1275.  
  1276.       3by5 Chapter 7
  1277.  
  1278.        
  1279.         _____________________________________________________________________
  1280.         3by5 Files
  1281.              Open Files
  1282.         1 
  1283.         2
  1284.         3
  1285.         4
  1286.         5
  1287.           
  1288.  
  1289.         Dir: A:\                                           Free: 
  1290.         xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx
  1291.         xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx
  1292.         xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx
  1293.         xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx      xxxxxxxxxx
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.         (O)pen  (E)rase  (R)ename  (C)hange directory  (Q)uit
  1299.         _____________________________________________________________________
  1300.  
  1301.        
  1302.  
  1303.       If there are more files in the directory than can fit on the
  1304.       screen at one time, you can use the <Down Arrow> key to
  1305.       scroll through the files.  Up to 120 files may be listed in one
  1306.       directory.
  1307.  
  1308.       To open a file, position the cursor bar to the file and press
  1309.       [O].  The file will be opened.  Similarly, files may be erased
  1310.       from the diskette by pressing [E], or renamed by pressing [R]. 
  1311.       If you attempt to erase or rename a file that is open, the
  1312.       program will inform you that the file is open.  You must first
  1313.       close the file, before erasing it.
  1314.  
  1315.       Subdirectories are marked by a terminal asterisk (e.g.
  1316.       LEVEL2*).  To change directories, position the cursor bar to
  1317.       the directory and press [C].
  1318.  
  1319.  
  1320.        132
  1321.  
  1322.  
  1323.                                            FILE COMMANDS
  1324.  
  1325.       Extended Listings
  1326.  
  1327.       Press <F10> after typing the file pattern the following will be
  1328.       displayed:
  1329.  
  1330.         _____________________________________________________________________
  1331.         3by5 Files
  1332.              Open Files
  1333.         1 
  1334.         2
  1335.         3
  1336.         4
  1337.         5
  1338.  
  1339.           
  1340.         Drive A:\                                          Free:
  1341.         xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm | xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm
  1342.         xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm | xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm
  1343.         xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm | xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm
  1344.         xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm | xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm
  1345.         xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm | xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm
  1346.         xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm | xxxxxx  zzz  mm-dd-yyyy hh:mm
  1347.  
  1348.  
  1349.         (O)pen  (E)rase  (R)ename  (C)hange directory  (Q)uit
  1350.  
  1351.         _____________________________________________________________________
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.       xxxxxx          is the name of the file.
  1356.       zzz             is the size of the file in bytes.
  1357.       mm-dd-yyyy      is the month, day and year of the creation
  1358.                       or last update.
  1359.       hh:mm           is the hour and minute of the creation or
  1360.                       last update.
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.                                                        133
  1368.  
  1369.  
  1370.       3by5 Chapter 7
  1371.  
  1372.       FILES-DIRECTORY Command
  1373.  
  1374.  
  1375.         _____________________________________________________________________
  1376.         Open  Close  Records  List >Dir< Maintenance Fields  Status
  1377.         Directory Commands
  1378.         _____________________________________________________________________
  1379.  
  1380.  
  1381.       The Directory Command allows you to change the current
  1382.       directory, or make or remove a directory.  This command
  1383.       is most useful for systems with hard disk drives, but may
  1384.       be used on diskette based systems to specify the current
  1385.       drive (e.g. A:\ or B:\).
  1386.  
  1387.       Press [D] for the Directory Command.  The following menu
  1388.       will appear:
  1389.  
  1390.         _____________________________________________________________________
  1391.         >Change< Make  Remove  List
  1392.         Change current directory
  1393.         _____________________________________________________________________
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.       Changing the current directory
  1398.  
  1399.       Press [C].  The program will display the current directory
  1400.       if you have changed it previously while in 3by5.  It will
  1401.       then prompt you for the name of the current directory.
  1402.  
  1403.         _____________________________________________________________________
  1404.         Directory:
  1405.         Change current directory
  1406.         _____________________________________________________________________
  1407.  
  1408.  
  1409.       Type the path (including disk drive) of the directory that
  1410.       you want to select as the current one and press <Enter>. 
  1411.       The program will set that directory as the current
  1412.       directory.  If there were any errors, you will be informed. 
  1413.  
  1414.        134
  1415.  
  1416.  
  1417.                                            FILE COMMANDS
  1418.  
  1419.       For example, A:\ will select the A drive and the root
  1420.       directory; C:\LEVEL1\LEVEL2 will select the C drive and
  1421.       directory level2.  
  1422.  
  1423.  
  1424.       Making or Removing a Directory
  1425.  
  1426.       The Make and Remove Directory commands work similarly
  1427.       to the Change Directory command.  The name of the
  1428.       directory must start with the drive, colon and back slash. 
  1429.       For example, the command to remove the following
  1430.       directory "A:\LEVEL1\LEVEL2 will remove directory
  1431.       LEVEL2.  All files in a directory must be deleted before it
  1432.       can be removed.
  1433.  
  1434.  
  1435.       Listing Directories
  1436.  
  1437.       Press [L] to list the directories directly accessible from the
  1438.       current directory.  The Directory-List Command works
  1439.       similarly to the Files-List Command.
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.                                                        135
  1462.  
  1463.  
  1464.       3by5 Chapter 7
  1465.  
  1466.       FILES-MAINTENANCE Command
  1467.  
  1468.         _____________________________________________________________________
  1469.         Open  Close  Records  List  Dir >Maintenance< Fields  Status
  1470.         Index  Pack  
  1471.         _____________________________________________________________________
  1472.  
  1473.  
  1474.       FILES-MAINTENANCE-INDEX Command
  1475.  
  1476.       The Index Command is used to index a 3by5 file that does
  1477.       not have an index file (e.g. it was deleted using the DOS
  1478.       Erase Command) or used to re-index a 3by5 file in which
  1479.       the index file was damaged (e.g. disk write error).
  1480.  
  1481.       Press [I] to index a file.  The program will list the open
  1482.       files and you will be asked to select a file.  Press <Esc> if
  1483.       you do not want to index a file.  Otherwise select a file.
  1484.  
  1485.       The program will ask you to enter the index density. 
  1486.       Enter a number between 1 and 5. 
  1487.  
  1488.       The program will then start to index the file.  The number
  1489.       of the record being indexed will be displayed at the bottom
  1490.       of the screen.
  1491.  
  1492.       Non-3by5 Files cannot be indexed.
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.        136
  1509.  
  1510.  
  1511.                                            FILE COMMANDS
  1512.  
  1513.       FILES-MAINTENANCE-PACK Command
  1514.  
  1515.       The Files-Maintenance-Pack Command removes wasted space
  1516.       from Fixed Length Record and Variable Length Record
  1517.       files.  This includes records that have been erased and
  1518.       wasted space that develops during the modification of
  1519.       Variable Length Records.
  1520.  
  1521.       Press [P] for Pack.  The program will ask you to specify
  1522.       the disk drive and directory that the program will use for
  1523.       its temporary files.  The free space on the disk drive
  1524.       should be at least as much as that occupied by the Source
  1525.       and Index Files being Packed.   
  1526.  
  1527.       After you specify the disk drive, the program will start the
  1528.       packing procedure, which may take some time.  You will be
  1529.       informed of the program's progress.
  1530.  
  1531.       Variable Length Record Files should be packed when the
  1532.       amount of wasted space exceeds 20% of the file size.
  1533.  
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.  
  1538.  
  1539.  
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.                                                        137
  1556.  
  1557.  
  1558.       3by5 Chapter 7
  1559.  
  1560.       FIELDS COMMAND
  1561.  
  1562.         _____________________________________________________________________
  1563.         Open  Close  Records  List  Dir  Maintenance >Fields< Status
  1564.         Filter  Redefine
  1565.         _____________________________________________________________________
  1566.  
  1567.  
  1568.       The Fields Command is used to filter (specify) fields that
  1569.       will be copied to another file, or redefine the fields in a
  1570.       file.
  1571.  
  1572.  
  1573.       FILES-FIELDS-FILTER Command
  1574.  
  1575.       The Fields Command is used to specify fields that will be
  1576.       copied from one record to another.  For example, you may
  1577.       have a reference file with the following fields:
  1578.  
  1579.           REF
  1580.           CODE
  1581.           KEYWORDS
  1582.           COMMENTS
  1583.  
  1584.       The REF field contains the authors, title and source in any
  1585.       standard format suitable for publication.  The CODE field
  1586.       contains the code number under which you file the article. 
  1587.       The KEYWORDS field contains keywords that do not appear
  1588.       in the title, but are useful in retrieving the document. 
  1589.       The COMMENTS field contains your comments on the
  1590.       reference.
  1591.  
  1592.       Suppose that you want to copy only the text in the REF
  1593.       fields to a file for editing with your word processor.  The
  1594.       Fields Command is used to specify that when a record is
  1595.       copied from the file only the text in the REF field is
  1596.       copied.  The destination file may be another 3by5 file, a
  1597.       WordStar or WordPerfect document file or an ASCII text
  1598.       file.  
  1599.  
  1600.       Press [F] to issue the Fields Command.  If more than one
  1601.  
  1602.        138
  1603.  
  1604.  
  1605.                                            FILE COMMANDS
  1606.  
  1607.       file is open, the program will ask you to enter the number
  1608.       of the file for the Fields Command.  The program will then
  1609.       list the letter and name of the fields in the file:
  1610.         
  1611.         _____________________________________________________________________
  1612.  
  1613.  
  1614.         Fields in NEWREF.3X5                                          
  1615.         A REF
  1616.         B CODE
  1617.         C KEYWORDS
  1618.         D COMMENTS
  1619.  
  1620.  
  1621.         Fields to copy:
  1622.         Type order of fields for copying.  Empty line = all fields
  1623.         _____________________________________________________________________
  1624.  
  1625.  
  1626.       At the bottom of the screen the program will ask you to
  1627.       type the order of the fields to be copied.  If you enter a
  1628.       blank line, the program will copy all fields in the same
  1629.       order as they are in the file.  
  1630.  
  1631.       If you type [C] <Enter> only the KEYWORDS field will be
  1632.       copied to another file.
  1633.  
  1634.       You can specify the order of the fields.  For example:  if
  1635.       you type [ADB] <Enter>, any records copied to another file
  1636.       will include the REF field, the COMMENTS field and the
  1637.       KEYWORDS field in that order.
  1638.  
  1639.       The asterisk is used to insert a blank field.  The "+"
  1640.       character is used to concatenate two or more fields.  The
  1641.       "+" character followed by a "~" is used to concatenate a
  1642.       carriage return to a field.    
  1643.  
  1644.       For example, the command [AC+~+B**D] <Enter> will copy
  1645.       field A, concatenate the contents of field C, a carriage
  1646.       return and the contents of field B and copy them as one
  1647.       field, insert two blank fields in the destination file, and
  1648.  
  1649.                                                        139
  1650.  
  1651.  
  1652.       3by5 Chapter 7
  1653.  
  1654.       then copy the contents of field D.
  1655.  
  1656.  
  1657.       FILES-FIELDS-REDEFINE Command
  1658.  
  1659.       Press [R] to redefine the fields in a file.  The program will
  1660.       request the number of the file to use.  Select the file.
  1661.  
  1662.       If the file is a 3by5 file, the program will display the
  1663.       fields in the file.  You may modify the field types, field
  1664.       formats and insert/delete fields.  However, 3by5 does not
  1665.       automatically change the contents of previously entered
  1666.       data to match the new fields definitions.  This must be
  1667.       performed manually.
  1668.  
  1669.       If the file is a non-3by5 file, the program will ask you to
  1670.       redefine the fields.
  1671.  
  1672.  
  1673.  
  1674.  
  1675.  
  1676.  
  1677.  
  1678.  
  1679.  
  1680.  
  1681.  
  1682.  
  1683.  
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.        140
  1697.  
  1698.  
  1699.                                            FILE COMMANDS
  1700.  
  1701.       STATUS COMMAND
  1702.  
  1703.         _____________________________________________________________________
  1704.         Open  Close  Records  List  Dir  Maintenance  Fields >Status<
  1705.         Display status information on open files
  1706.         _____________________________________________________________________
  1707.  
  1708.  
  1709.       The Status Command is used to display information on an
  1710.       open file.  Press [S] to issue the command.  If one file is
  1711.       open, the status information will be displayed.  If more
  1712.       than one file is open, the program will ask you to enter
  1713.       the number of the file. Type the number of the file and
  1714.       the following information will be displayed:
  1715.  
  1716.       File name:      The drive, path and name of the file.
  1717.  
  1718.       File type:      If the file is a 3by5 file that was created
  1719.                       by a version of 3by5 before 4.0, the type
  1720.                       will be listed as 3by5OLD.  Old source
  1721.                       files should be converted to the 4.0 format
  1722.                       by building a new file, and then using the
  1723.                       Files-Record-Copy Command to copy all
  1724.                       records to the new file.
  1725.         
  1726.  
  1727.       Index:          Indicates the type of index for the file. 
  1728.                       All 3by5 files use Signature Screening
  1729.                       indexes (designated by a "Sig").           
  1730.                           
  1731.       Record Size:    Maximum length of each record if the file
  1732.                       has fixed length records.  Minimum length
  1733.                       of each record if the file has variable
  1734.                       length records. 
  1735.          
  1736.       Fields:         Up to 26 fields may be designated in a
  1737.                       3by5 file.
  1738.  
  1739.       Records:        The number of records in a file.
  1740.  
  1741.  
  1742.  
  1743.                                                        141
  1744.  
  1745.  
  1746.       3by5 Chapter 7
  1747.  
  1748.       If the file is a variable length record file, the program will
  1749.       display the number of unused bytes in the file.
  1750.  
  1751.       If the file is a non-3by5 file, the record and field
  1752.       delimiters will be displayed.
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.  
  1790.        142
  1791.  
  1792.  
  1793.                                            FILE COMMANDS
  1794.  
  1795.       VARIABLE LENGTH RECORDS
  1796.  
  1797.       Variable length records have the advantage of reducing
  1798.       wasted disk space.  For example, if you are using standard
  1799.       fixed length records of length 1000 bytes and have a
  1800.       record with only 200 characters, then 800 bytes of disk
  1801.       space are wasted.
  1802.  
  1803.       The procedure for building a file is the same as that for a
  1804.       standard 3by5 file except that the program will ask for the
  1805.       minimum record size rather than the maximum record size. 
  1806.       The reason for requesting a minimum record size is as
  1807.       follows.
  1808.  
  1809.       As you add records to a 3by5 file, the records are
  1810.       appended to the end of a file.  In the diagram below the
  1811.       file has 6 variable length records:
  1812.  
  1813.  
  1814.            --------------------------------------
  1815.           |    1    |  2   | 3 | 4 |   5   |  6  |
  1816.            --------------------------------------
  1817.  
  1818.  
  1819.       If you later want to update a record in the middle of a
  1820.       file (e.g. record 4) there must be enough room for the
  1821.       updated record.  If you shorten the length of the record or
  1822.       do not change its length, then the updated record is stored
  1823.       in the original location:
  1824.  
  1825.  
  1826.         
  1827.            
  1828.            --------------------------------------
  1829.           |    1    |  2   | 3 | 4 |   5   |  6  |
  1830.            --------------------------------------
  1831.                                  * record 4 updated in place
  1832.  
  1833.       If the updated record is longer than the original record,
  1834.       the program must append the updated record to the end of
  1835.       the file and delete the data where the old record was:
  1836.  
  1837.                                                        143
  1838.  
  1839.  
  1840.       3by5 Chapter 7
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.            -----------------------------------------------
  1845.           |    1    |  2   | 3 |xxx|   5   |  6  |    4   |
  1846.            -----------------------------------------------
  1847.                                 *deleted data       *new position of
  1848.                                                      record 4
  1849.  
  1850.  
  1851.       Pointers in the index file allow you to read the file in the
  1852.       original order of the records even though the sequential
  1853.       order of the records has changed.
  1854.  
  1855.       Assigning a minimum record length assures you that you
  1856.       will be able to update most records in place.  For example,
  1857.       you may have a file that you update frequently.  Most
  1858.       records are on average 250 characters long, but some are
  1859.       as long as 2000 characters.  Assigning a minimum record
  1860.       length of 250 bytes would allow you to update most records
  1861.       in place.  
  1862.  
  1863.       When a record is modified beyond its minimum length, it is
  1864.       appended to the end of the file, and the disk space
  1865.       occupied by the original record is erased and is not used. 
  1866.       If you have frequent updates of this type, there can be a
  1867.       considerable waste of disk space.  
  1868.  
  1869.       The File Status Command will inform you of the amount of
  1870.       unused file space.  If this number becomes too large, the
  1871.       records in the file should be "packed" into another file
  1872.       using the Files-Maintenance-Pack Command.
  1873.  
  1874.       Alternatively, you can use the Files-Records-Copy
  1875.       Command.  For example, if the file is called REF, build a
  1876.       new file (e.g. NEWREF) of the same type (same minimum
  1877.       record length, fields, etc.).  Copy all records from REF to
  1878.       NEWREF.  No deleted data will be copied to the new file. 
  1879.       You must use the 3by5 File Copy Command.  The DOS
  1880.       Copy Command will copy the entire 3by5 file and will not
  1881.       eliminate any wasted space.
  1882.  
  1883.  
  1884.        144
  1885.